สามารถจัดแบ่งเวชระเบียนเป็นหมวดหมู่ตามรูปแบบการจัดเก็บของสถานพยาบาลได้ เช่น การแบ่งตามตัวอักษร เลขที่ผู้ป่วย ปี หรือรูปแบบการจัดเรียงที่องค์กรกำหนด การแบ่งพื้นที่จัดเก็บอย่างเป็นระบบช่วยให้เจ้าหน้าที่ค้นหาและจัดเก็บแฟ้มได้สะดวกมากขึ้น

สำหรับคลินิกที่มีพื้นที่จำกัด ควรวัดพื้นที่ติดตั้งจริงก่อนเลือกตู้ โดยพิจารณาทั้งความกว้าง ความสูง ความลึก และพื้นที่สำหรับเปิดใช้งานตู้ การเลือกตู้ที่ใช้พื้นที่แนวตั้งได้อย่างเหมาะสมสามารถช่วยเพิ่มพื้นที่จัดเก็บโดยไม่ทำให้พื้นที่ทำงานแออัดเกินไป

หากตู้ตั้งอยู่ในพื้นที่ที่บุคคลทั่วไปสามารถเข้าถึงได้ การเลือกตู้ที่มีระบบล็อกสามารถช่วยจำกัดการเข้าถึงเอกสารและเพิ่มความเป็นส่วนตัว PAPD ในการจัดเก็บเวชระเบียนได้ โดยควรเลือกให้เหมาะกับพื้นที่และระบบการควบคุมเอกสารของแต่ละสถานพยาบาล

ตู้แบบเปิดช่วยให้เจ้าหน้าที่มองเห็นและหยิบแฟ้มได้รวดเร็ว เหมาะกับพื้นที่ที่ต้องใช้งานเวชระเบียนเป็นประจำ ส่วนตู้แบบมีบานปิดช่วยให้พื้นที่ดูเป็นระเบียบและช่วยจำกัดการมองเห็นเอกสารจากภายนอก การเลือกควรพิจารณาจากรูปแบบการทำงานและพื้นที่ติดตั้งจริงของสถานพยาบาล

ตู้เก็บเวชระเบียนสามารถใช้งานได้ทั้งคลินิก โรงพยาบาล และสถานพยาบาลที่มีการจัดเก็บแฟ้มประวัติผู้ป่วย โดยควรเลือกขนาดและรูปแบบของตู้ให้เหมาะกับจำนวนผู้รับบริการ ปริมาณเวชระเบียน และพื้นที่จัดเก็บของแต่ละสถานพยาบาล